Code of Conduct für Geschäftspartner:innen* der Schroeter electronic Handelsgesellschaft mbH
*Ausschließlich zum Zweck der besseren Lesbarkeit wird nachfolgend auf eine geschlechterspezifische Schreibweise sowie auf eine Mehrfachbezeichnung verzichtet. Alle Personenbezeichnungen sollen dennoch als geschlechtsneutral angesehen werden.
Die Firma Schroeter electronic Handelsgesellschaft mbH, (nachfolgend auch als „Schroeter“ benannt), ist seit mehr als 70 Jahren als mittelständisches Handelsunternehmen mit seinen zwei Geschäftsbereichen Handelsvertretung und Distribution für bedeutende Hersteller aktiver und passiver Bauelemente sowie elektromechanischer Bauteile und Baugruppen in Hamburg ansässig.
Qualität ist für uns als Dienstleistungsunternehmen seit vielen Jahren die verpflichtende Erfüllung der Kundenanforderungen in unseren Marktsegmenten Elektronik, Elektrotechnik und Elektromechanik. Die Einhaltung ethischer, sozialer und ökologischer wie auch ökonomischer Richtlinien ist die Voraussetzung unserer Unternehmensgrundsätze und Unternehmensleitlinien sowie unserem internen Code of Conduct.
Dieser Verhaltenskodex für Geschäftspartner ist die Grundlage für eine fundierte Zusammenarbeit zwischen der Schroeter electronic Handelsgesellschaft mbH und seinen Geschäftspartnern. Für die Zwecke dieses Verhaltenskodex umfasst der Begriff des Geschäftspartners alle Dritten, die für, im Namen von oder gemeinsam mit Schroeter handeln, z. B. Lieferanten, Kunden, Berater oder Dienstleister.
Die Zusammenarbeit zwischen der Schroeter electronic Handelsgesellschaft mbH und seinen Geschäftspartnern basiert auf Vertrauen, Respekt und Transparenz. Die nachfolgend beschriebenen Elemente und Aspekte des Verhaltenskodex bilden die Grundlage für eine enge und langfristige Partnerschaft mit unseren Geschäftspartnern und gelten ergänzend zu vertraglichen Vereinbarungen.
Vor dem Hintergrund dieses Selbstverständnisses formuliert dieser Code of Conduct im Folgenden die Standards für unser gemeinsames Handeln. Er fußt dabei auf international allgemein anerkannten Richtlinien.
Unser tägliches gemeinsames Handeln wird bestimmt durch die nachfolgenden allgemeinen, operativen Grundsätze:
1. Persönliche Haltung unserer Geschäftspartner
Menschenrechte:
Unsere Geschäftspartner respektieren und unterstützen den Schutz der grundlegenden Menschenrechte jedes Mitarbeiters, Auftraggebers oder Auftragnehmers. Sie ergreifen alle Maßnahmen, um Menschenrechtsverletzungen zu vermeiden.
Kinderarbeit:
Unsere Geschäftspartner lehnen jegliche Form von Kinderarbeit im Sinne der geltenden Gesetze ab. Sie nutzen oder unterstützen sie auch nicht.
Nicht-Diskriminierung:
Unsere Geschäftspartner behandeln ihre Mitarbeiter mit Fairness und Respekt und verbieten jegliche Diskriminierung aufgrund von Hautfarbe, Religion, Geschlecht, nationaler Herkunft, sexueller Orientierung, Alter, körperlicher oder geistiger Beeinträchtigung, politischer Zugehörigkeit, Gewerkschaftszugehörigkeit oder sonstiger persönlicher Merkmale.
Faire Arbeitsbedingungen:
Um faire Arbeitsbedingungen zu gewährleisten, stellen unsere Geschäftspartner die Einhaltung geltender Gesetze und Industriestandards sicher, einschließlich solcher zu Bezahlung, Arbeitszeit und regulärer Beschäftigung.
Zwangsarbeit:
Unseren Geschäftspartnern ist es untersagt, irgendeine Form von Zwangs- oder Pflichtarbeit zu nutzen, daran beteiligt zu sein, sie zu tolerieren oder sich daraus einen Vorteil zu verschaffen.
Grundsatz des Benachteiligungsverbots:
Alle Mitarbeiter, Auftragnehmer oder andere interessierte Dritte unserer Geschäftspartner erlauben und unterstützen die Meldung vermuteter oder tatsächlicher ethischer oder rechtlicher Probleme ohne Angst vor Benachteiligung. Unsere Geschäftspartner untersuchen die Meldungen und ergreifen bei Bedarf korrigierende Maßnahmen.
2. Arbeitsumfeld unserer Geschäftspartner
Betrug und Irreführung:
Es ist unseren Geschäftspartnern nicht gestattet durch betrügerische Handlungen, Irreführung anderer oder falsche Behauptungen Vorteile jeglicher Art zu suchen oder zu erlangen, oder jemandem zu erlauben, solche Handlungen vorzunehmen. Dazu zählen auch Diebstahl, Unterschlagung oder jede Art der Veruntreuung von Eigentum.
Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz:
Unsere Geschäftspartner sind verpflichtet, Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz sicherzustellen. Sie führen Regeln und Verfahren zur Minimierung möglicher negativer Auswirkungen auf Gesundheit und Sicherheit ein und informieren die Mitarbeiter entsprechend. Alle geltenden Bestimmungen zum Arbeitsschutz werden eingehalten.
Schutz des geistigen Eigentums:
Unsere Geschäftspartner handeln in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen zur Durchsetzung geistiger Eigentumsrechte, einschließlich des Schutzes vor Offenlegung, Patenten, Urheberrechten und Marken.
Vereinigungsfreiheit:
Unsere Geschäftspartner erkennen das Recht auf Vereinigungsfreiheit und Tarifverhandlungen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Industriestandards an.
3. Verlässliche Geschäftspartner
Interessenkonflikte:
Unsere Geschäftspartner müssen alle, auch potenzielle, Interessenkonflikte vermeiden, die zu Korruptionsrisiken führen können. Falls ein Geschäftspartner direkt oder indirekt mit einem Schroeter-Mitarbeiter in einer persönlichen oder verwandtschaftlichen Beziehung steht, muss der tatsächliche oder potenzielle Interessenkonflikt vollständig und schriftlich gegenüber Schroeter offengelegt werden.
Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung:
Unsere Geschäftspartner beachten die geltenden gesetzlichen Bestimmungen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Sie werden nur mit solchen Personen Geschäftsbeziehungen eingehen, deren Integrität sie in dem gesetzlich vorgeschriebenen Umfang überprüft haben.
Anti-Korruption:
Unsere Geschäftspartner dulden kein korruptes Verhalten, keine(n) Form oder Versuch der Korruption und keine sonstige unzulässige Einflussnahme auf Geschäftsentscheidungen. Es ist verboten, Amtsträgern, Geschäftspartnern oder Dritten direkt (oder indirekt) unzulässige Vorteile in jedweder Form anzubieten oder zu gewähren bzw. sie von ihnen zu fordern, anzunehmen oder zu erhalten. Von Geschäftspartnern wird erwartet, dass sie bei allen geschäftlichen Vereinbarungen eine angemessene Sorgfaltspflicht zur Verhinderung und Aufdeckung von Korruption ausüben. Besondere Vorsicht ist bei Geschenken, Einladungen, Bewirtungen, Spenden, Sponsoring und Zuschüssen geboten. Diese Instrumente müssen den geltenden Gesetzen entsprechen und dürfen unabhängig von ihrer Angemessenheit keinen unzulässigen Einfluss auf das Geschäft haben. Das Korruptionsverbot gilt auch für sogenannte „Facilitation Payments“ (d. h. unzulässige Zahlungen an einen Amtsträger, um die Ausführung einer routinemäßigen staatlichen Aufgabe zu beschleunigen oder sicherzustellen).
Verantwortungsvolle Beschaffung von Mineralien und Konfliktmineralien:
Unsere Geschäftspartner, insbesondere unsere Lieferanten, stellen sicher, dass die an Schroeter gelieferten Waren den Anforderungen entsprechen, die in den Geltungsbereich der jeweiligen Kontrollbestimmungen zu Konfliktmineralien fallen. Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie angemessene Maßnahmen ergreifen, um die Quellen potenzieller Konfliktmineralien (Zinn, Tantal, Gold und Wolfram) in der gesamten Lieferkette zu identifizieren und Schroeter Informationen über deren Herkunft zur Verfügung zu stellen. Die Lieferanten stellen in angemessener Weise sicher, dass das Tantal, Zinn, Wolfram und Gold in den Produkten, die sie an Schroeter liefern, nicht direkt oder indirekt bewaffnete Gruppen finanziert oder begünstigt, die schwere Menschenrechtsverletzungen begehen. Die Lieferanten prüfen die Herkunft und Lieferkette dieser Mineralien mit der gebotenen Sorgfalt und stellen Schroeter auf Wunsch die entsprechenden Ergebnisse zur Verfügung.
Finanzielle Integrität:
Unsere Geschäftspartner führen die Buchhaltung und Finanzberichterstattung mit Integrität und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und der üblichen Buchhaltungspraxis durch.
Fairer Wettbewerb:
Offenheit und Transparenz sind für Glaubwürdigkeit und Vertrauen in Geschäftsbeziehungen von entscheidender Bedeutung. Schroeter und seine Geschäftspartner handeln daher als faire und verantwortungsbewusste Marktteilnehmer.
Einhaltung des Außenhandelsrechts:
Unsere Geschäftspartner stellen sicher, dass sie alle geltenden Gesetze und Vorschriften für den Import und Export aller Produkte, Teile, Komponenten, technischen Daten und Technologien einhalten. Die Geschäftspartner müssen wahrheitsgemäße und zutreffende Informationen (z. B. über die Klassifizierung) zur Verfügung stellen und, falls erforderlich, Exportlizenzen und/oder Genehmigungen einholen.
Compliance in der Lieferkette:
Unsere Geschäftspartner unternehmen die größtmöglichen Anstrengungen, um sicherzustellen, dass ihre eigenen Geschäftspartner den Schroeter Verhaltenskodex für Geschäftspartner oder gegebenenfalls ihren eigenen, gleichwertigen Verhaltenskodex einhalten.
Dokumentation und Überwachung:
Unsere Geschäftspartner dokumentieren die Einhaltung dieses Verhaltenskodex. Sie erklären sich damit einverstanden, dass Schroeter diese Einhaltung durch von Schroeter als angemessen erachtete Maßnahmen überprüfen kann. Zu diesen Maßnahmen kann auch eine angekündigte Überprüfung des Geschäftspartners durch von Schroeter beauftragte Personen gehören. Die Geschäftspartner beantworten unverzüglich schriftlich alle Fragen, die die Einhaltung dieses Verhaltenskodex betreffen.
4. Gesellschaftliche Verpflichtung unserer Geschäftspartner
Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften:
Alle Geschäftspartner müssen in den Ländern, in denen sie tätig sind, alle geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten. Es ist möglich, dass in einigen Ländern strengere Gesetze und Vorschriften gelten als die in diesem Verhaltenskodex dargelegten. In diesem Fall muss der Geschäftspartner die strengeren lokalen Gesetze und Vorschriften einhalten
Datenschutz und Informationssicherheit:
Unsere Geschäftspartner gewährleisten die Sicherheit ihrer IT-Infrastruktur, ihrer Anlagen, der eingesetzten Datenverarbeitungssysteme (intern oder extern) und anderer Informationsressourcen. Sie schützen Schroeter vor Verlust, Beschädigung oder Unterbrechung der Verarbeitung in Bezug auf jegliche Daten. Dazu gehören unter anderem personenbezogene Daten, technische oder geschäftliche Daten, Unterlagen oder Kenntnisse sowie etwaige Muster. Zu diesem Zweck treffen die Geschäftspartner geeignete Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der eingesetzten Systeme. Die Geschäftspartner gewährleisten den Schutz der Persönlichkeitsrechte der betroffenen Person. Sie müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter zur Vertraulichkeit verpflichtet und mit den jeweiligen Datenschutzbestimmungen vertraut gemacht worden sind. Unsere Geschäftspartner überprüfen regelmäßig ihre internen, technischen und organisatorischen Abläufe, um sicherzustellen, dass die in ihrer Verantwortung liegenden Datenverarbeitungen in Übereinstimmung mit den Anforderungen des geltenden Datenschutz- und Informationssicherheitsrechts durchgeführt werden.
Qualität:
Ein effektives Qualitätsmanagement ist wesentlicher Bestandteil für den langfristigen Erfolg mit unseren Geschäftspartnern. Um die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen zu gewährleisten, Kundenanforderungen zu erfüllen und die kontinuierliche Verbesserung zu fördern, erwarten wir von unseren Geschäftspartnern auf Verlangen entsprechende Qualitätsnachweise, bestenfalls eine gültige Zertifizierung nach der ISO 9000 Norm. Dadurch kann sichergestellt werden, daß der Qualitätsgedanke in allen Unternehmensbereichen, auch denen unserer Geschäftspartner, sichergestellt und verbessert wird.
Verantwortungsvoller Umgang mit natürlichen Ressourcen:
Der Umweltschutz muss für unsere Geschäftspartner in allen wesentlichen Aspekten ihrer Tätigkeit Priorität haben. Die Geschäftspartner müssen mindestens alle geltenden Umweltgesetze, -vorschriften und -standards einhalten. Darüber hinaus müssen die Geschäftspartner konsequent darauf hinarbeiten, die Auswirkungen ihrer Tätigkeiten und Produkte auf die Umwelt zu reduzieren.
Wettbewerbs- und Kartellgesetze:
Unsere Geschäftspartner beachten alle relevanten Regeln und Gesetze des fairen Wettbewerbs. Geschäftspartner dürfen sich daher nicht an illegalen wettbewerbswidrigen Verhaltensweisen wie Preisabsprachen, der Aufteilung von Märkten oder Kunden oder Angebotsabsprachen beteiligen. Ebenso ist es verboten, eine marktbeherrschende Stellung zu missbrauchen oder zum Boykott aufzurufen.
5. Einhaltung und Umsetzung dieses Code of Conduct mit unseren Geschäftspartnern
Einhaltung dieses Code of Conduct:
Die Einhaltung der Anforderungen dieses Verhaltenskodex ist für unsere Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern von wesentlicher Bedeutung.
Meldung möglicher Verstöße:
Wenn unsere Geschäftspartner einen Gesetzesverstoß oder einen Verstoß gegen diesen Verhaltenskodex, der die Geschäftsbeziehung zu Schroeter beeinträchtigen könnte, vermuten oder davon Kenntnis erlangen, melden sie Schroeter diesen Verstoß unverzüglich an die Schroeter Personalabteilung.
Kontakt:
Bei allgemeinen Fragen zu diesem Verhaltenskodex oder der Vorgehensweise wendet sich der Geschäftspartner an seinen Ansprechpartner bei Schroeter, z. B. in den Geschäftsbereichen Handelsvertretung oder Distribution.
Aktivierung und Einführung:
Dieser schriftliche Code of Conduct (Version 1.0) für Geschäftspartner der Schroeter electronic Handelsgesellschaft mbH wird mit Wirkung vom 01.07.2024 von der Geschäftsführung in Kraft gesetzt und gilt auf unbestimmte Zeit.